Yhdistyksen hallinto

Yhdistyslain mukaan yhdistyksellä on oltava hallitus. Hallituksessa on oltava vähintään kolme jäsentä. Hallituksessa tulee olla aina puheenjohtaja (joka voi olla yksi näistä kolmesta).Tarkemmin hallituksen jäsenmäärä määrätään yhdistyksen säännöissä.

Puheenjohtaja ja hallitus sekä mahdolliset varajäsenet valitaan yhdistyksen kokouksessa. Varajäsenet voivat olla henkilökohtaisia tai yleisvarajäseniä. Hallituksen jäsenten toimikausi määritellään yhdistyksen säännöissä.

Hallituksen jäsenen yleisnimike on luottamushenkilö. Luottamushenkilö on yleensä vaaleilla valittu henkilö, joka edustaa yhdistyksessä joukkoa muita henkilöitä. Yhdistyksen luottamushenkilöksi ryhtyminen on vapaaehtoista. Halu edistää yhdistyksen tavoitteiden toteutumista ja tehdä yhdessä hyvää on usein motivaationa ryhtyä hallitustyöhön.

Hallituksen tehtävänä on hoitaa yhdistyksen asioita lain, sääntöjen ja yhdistyksen päätösten mukaan. Hallituksen on huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallitus huolehtii, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.

Lisätietoa:

Yhdistyslaki 503/1989 – Ajantasainen lainsäädäntö – FINLEX ®(siirryt toiseen palveluun)

PRH – Yhdistykset(siirryt toiseen palveluun)

Puheenjohtaja johtaa hallituksen toimintaa. Yhdistystoiminnan perusteiden hallinta helpottaa tehtävässä aloittamista. Taidot kehittyvät kokemusten myötä. Henkilökohtaisista ominaisuuksista tärkeitä ovat mm. kyky tulla toimeen erilaisten ihmisten kanssa, suunnitelmallisuus ja organisointikyky.

On tärkeää, että puheenjohtaja nauttii muiden hallituksen jäsenten ja vapaaehtoisten sekä mahdollisten työntekijöiden luottamusta. Sitä edistää ihmisläheinen johtamistyyli: ihmisten ja heidän mielipiteidensä arvostaminen, tunnustuksen antaminen, innostuksen herättäminen ja ylläpito, oman esimerkin näyttäminen vastuun kantajana ja sovittujen tehtävien hoitaminen.

Puheenjohtajan tehtävä on haastava mutta antoisa. Joskus tehtävä voi tuntua raskaalta. On tärkeää jakaa vastuuta myös muille. Mahdollisten ongelmien kanssa ei kannata jäädä yksin. Apua ja neuvoja saa oman liiton toimihenkilöiltä. Muiden puheenjohtajien tapaaminen antaa tärkeää vertaistukea. Järjestöpäivät, aluepalaverit ja puheenjohtajien teams-palaverit antavat mahdollisuuden vaihtaa kokemuksia toisten munuais- ja maksayhdistysten puheenjohtajien kanssa. Jokaisella jäsenyhdistyksellä on myös liitossa nimetty oma yhteyshenkilö, joka on puheenjohtajan tärkeä tuki.

Usein yhdistyksen hallitus valitsee sihteerin keskuudestaan. Hänet voidaan myös valita sen ulkopuolelta. Parhaiten sihteerin tehtävissä onnistuu vastuuntuntoinen ja käytännönläheinen henkilö. Sihteerin työ on usein näkymättömämpää taustalla puurtamista, mutta sitäkin tärkeämpää. Osaava ja toimelias sihteeri on yhdistykselle oikea aarre.

Yhdistyslaki ei määrää sihteerin tehtävistä, mutta useimmiten niihin kuuluu kokousten valmisteluun, kokouksen kulkuun ja asiakirjojen arkistointiin liittyviä tehtäviä.

Kokousten valmistelu

Yhdistyksen sihteeri osallistuu puheenjohtajan kanssa kokousten valmisteluun. Hän hoitaa kutsun yhdistyksen kokouksiin sääntöjen määräämänä aikana. Sihteeri huolehtii myös kokousten käytännön järjestelyistä. 

Avustaminen kokouksissa

Sihteeri avustaa puheenjohtajaa kokoustapahtumassa. Hän huolehtii muistiinpanojen tekemisestä ja siitä, että kokouksessa käsiteltäviin asioihin liittyvät asiapaperit ovat saatavilla.

Tehtävät kokouksen jälkeen

Sihteeri laatii kokouksesta pöytäkirjan ja tekee tarvittaessa pöytäkirjanotteet. Kun pöytäkirja on hyväksytty, huolehtii sihteeri kokousasiakirjojen arkistoinnista yhdistyksessä sovitun käytännön mukaisesti. Sihteeri huolehtii myös kokouksissa tehdyistä päätöksistä tiedottamisesta ja niiden täytäntöönpanosta siltä osin kuin hallituksen jäsenten keskinäisessä työnjaossa on sovittu.

Muita tehtäviä

Muita sihteerille usein kuuluvia tehtäviä voivat olla mm. hallituksen yhdessä laatiman toimintakertomuksen ja -suunnitelman puhtaaksikirjoittaminen, jäsenrekisterin ylläpito, tilastot, postitukset yms., ellei näitä tehtäviä ole jaettu muulla tavalla hallituksen jäsenten kesken.

Rahastonhoitaja hoitaa yhdistyksen rahavaroja. Yhdistyksen pankkitilin tilinkäyttöoikeus on yleensä rahastonhoitajalla ja puheenjohtajalla. Rahastonhoitaja myös avaa ja lopettaa pankkitilin hallituksen päätöksellä.

Maksuliikenteen hoito tarkoittaa tulevien maksujen vastaanottamista ja laskujen maksamista ajallaan. Rahastonhoitaja tarkastaa, että lasku on aiheellinen ja summa oikea.

Yhdistyksen rahastonhoitajan ja puheenjohtajan yhteistyön täytyy olla saumatonta. Puheenjohtaja hyväksyy laskut ennen niiden maksamista. Hallituksen kokouksissa rahastonhoitaja antaa sovituin määräajoin selvityksen yhdistyksen taloudesta.

Rahastonhoitaja vastaa yhdistyksen kirjanpidosta. Jos kirjanpidon hoitaa esim. tilitoimisto, huolehtii rahastonhoitaja, että kaikki tulo- ja menotositteet ovat tallessa ja asianmukaisia.

Rahastonhoitaja valmistelee talousarvio- ja tilinpäätösesityksen useimmissa yhdistyksissä yhdessä puheenjohtajan kanssa.

Neuvontaa saa liiton talouspäälliköltä tuire.halonen@muma.fi sekä järjestöpäälliköltä hanna.eloranta@muma.fi. Talouden ja toiminnan seurannan ohjauskäynneillä on mahdollisuus käydä yhdessä koko hallituksen kanssa yhdistyksen talouskäytäntöjä läpi ja saada yhdistyskohtaista ohjausta talouden hoidossa.

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenistä luetteloa. Munuais- ja maksaliiton jäsenyhdistysten käytössä on yhteinen sähköinen jäsenrekisteri. Jäsenrekisterin hallinnoinnista vastaa Munuais- ja maksaliitto ja jäsenrekisterin pääkäyttäjä on liitossa Päivi Sohlman. Pääkäyttäjä luo ja luovuttaa käyttäjätunnukset.

Jäsenyhdistykset nimeävät yhdistykseensä kaksi jäsenrekisterinkäyttäjää, joilla on rekisterin muokkausoikeus. Yhdistykset voivat myös nimetä ns. yhdistystoimijan, jolla on ainoastaan katseluoikeus.  Yhdistyksen jäsenrekisterinkäyttäjät palauttavat allekirjoitetun käyttösopimuksen, jossa on määritelty vastuut ja velvoitteet. Jokainen ohjelmiston käyttäjä vastaa omalta osaltaan jäsentietojen oikeellisuudesta

Jäsenrekisterinkäyttäjä tallentaa rekisteriin jäsenhakemukset (ellei hakemus ole tullut sähköisen lomakkeen kautta automaattisesti). Ennen yhdistyksen hallituksen kokousta hän tulostaa hallitukselle listaukset hakemustilassa sekä päättymistilassa olevista jäsenistä. Hallituksen kokouksen jälkeen hän tallentaa uudet jäsenet aktiiviseen tilaan. Päättymässä olevat jäsenyydet tallennetaan poistunut tilaan.

Jäsenrekisterinkäyttäjä tekee myös tarvittaessa muutoksia jäsentietoihin (puhelinnumerot, osoitetiedot ym.) sekä tallentaa muuttuneet yhdistystoimijat (esim. hallituksen jäsenet) rekisteriin. Jäsenrekisterinkäyttäjä tarkistaa ja muuttaa yhdistyksen vuosittaisen jäsenmaksun.

Jäsenrekisterinkäyttäjällä on tärkeä tehtävä pitää jäsenrekisterin tiedot ajan tasalla. Henkilön vaihtuessa edellinen perehdyttää seuraajansa. Liitto antaa myös henkilökohtaista kädestä pitäen perehdytystä uusille rekisterinkäyttäjille. Ohjeita ja neuvoja ongelmatilanteissa antaa paivi.sohlman@muma.fi

Useimmissa yhdistyksissä toimii myös joukko muita aktiivitoimijoita, joilla on jokin tietty tehtävä vastuullaan. Vastuuhenkilöitä voivat olla esimerkiksi tiedotusvastaava, edunvalvontavastaava, liikuntavastaava, kerhonvetäjä tai maksavastaava.

Jokaisella hallituksen jäsenellä on hyvä olla oma vastuualueensa (salkku), joka sitouttaa häntä tehtäväänsä. Omia tehtäviä ja vastuualueita voi olla myös hallituksen ulkopuolisilla jäsenillä. Jäsenistöstä voi löytyä monenlaista osaamista.

Pidempiaikaisten tehtävien ohella on hyvä olla tarjolla myös lyhytaikaisia tai kertaluonteisia tehtäviä. Kaikki eivät voi sitoutua pitkäaikaisesti toimintaan. Voi olla, että he osallistuvat mielellään jonkun yksittäisen tempauksen järjestämiseen tai vaikkapa lipasvahdiksi.

Yhdistyksellä on oltava säännöt, jotta se voidaan rekisteröidä eli merkitä yhdistysrekisteriin. Sääntöjen on täytettävä yhdistyslaissa mainitut vaatimukset. Jäsenyhdistysten sääntöjen ja nimen tulee olla liiton hallituksen hyväksymät. Sääntöjen 2 §, eli ns. tarkoituspykälässä, mainittujen päämäärien tulee olla yhteneväiset, eivätkä säännöt saa olla ristiriidassa liiton sääntöjen kanssa.

Mikäli yhdistys haluaa muuttaa sääntöjään, on päätös sääntömuutoksesta tehtävä aina yhdistyksen kokouksessa. Sääntömuutosasia on mainittava kokouskutsussa ja päätös vaatii 3/4 enemmistön annetuista äänistä, ellei säännöissä toisin määrätä. Sääntömuutoksiin liittyvissä asioissa antaa liitossa ohjeita hanna.eloranta@musili.fi

Lisätietoja sääntöihin liittyvissä asioissa löytyy myös Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteristä.(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)

Yhdistystoiminnassa on tavallisesti ainakin kahden tyyppisiä kokouksia: yhdistyksen kokoukset ja hallituksen kokoukset. Lisäksi voi olla esimerkiksi työryhmien kokouksia. Parhaimmillaan kokous on päämäärätietoista työskentelyä tavoitteiden saavuttamiseksi. Kokous on aina myös vuorovaikutustilanne, jossa henkilöiden välisellä kommunikaatiolla ja viestinnällä on suuri merkitys. Kokouksen onnistuminen ei ole ainoastaan puheenjohtajan varassa, myös osallistujilla on vastuu kokouksen onnistumisesta.

Kokouskutsu

Yhdistyksen kokousten osalta yhdistyksen säännöissä on ohjeet kokouskutsun toimitustavasta ja -ajasta. Yhdistyksen hallitus kutsuu yhdistyksen kokouksen koolle. Säännöissä ei määrätä hallituksen kokouskutsun lähettämisestä. Hallituksen tulee omissa pelisäännöissään määritellä omat käytäntönsä kokouskutsun suhteen. Hallituksen kokoukset kutsuu koolle puheenjohtaja, ellei muuta ole sovittu. Hallitus kokoontuu tarpeen mukaan ja voi itse määritellä kokousaikataulunsa.

Asialista/Esityslista

Kokouksen osallistujien on tiedettävä kokouksessa käsiteltävät asiat etukäteen. Yksinkertaisimmillaan käsiteltävät asiat on kerrottu otsikkotasoisella asialistalla. Esityslistaa käytetään, kun asioita on valmisteltu pidemmälle. Esityslistassa on selostettu käsiteltävän asian taustaa ja siinä on päätösehdotus, joka voi sisältää jo yksilöidyn päätösehdotuksen tai selostuksen, mistä asioista pitää päättää.

Esityslistan/asialistan alkuun merkitään yleensä kokouksen ajankohta sekä paikka, joiden jälkeen esityslista jatkuu kokouksen kulkua kuvaavilla asioilla. Vuosikokouksen sääntömääräiset asiat on esitetty yhdistyksen säännöissä.

Pöytäkirja

Pöytäkirja voi olla päätöspöytäkirja, selostuspöytäkirja ja keskustelupöytäkirja. Ne eroavat toisistaan lähinnä kirjattavien asioiden laajuudessa. Päätöspöytäkirjaan kirjataan tehdyt päätökset ilman perusteluja ja muita kommentteja. Selostuspöytäkirjaan kirjataan pääesitys, keskustelussa tehdyt esitykset lyhyine perusteluineen, äänestys tai vaali sekä päätös. Keskustelupöytäkirja tarkoittaa kokouksen keskustelun tai ainakin kaikkien puheenvuorojen pääkohtien kirjaamista.

Pöytäkirja sisältää otsikko-osan, asioiden käsittelyn osan, loppumerkinnät ja mahdolliset liitteet. Pöytäkirjan kirjoittaa sihteeri, mutta puheenjohtaja vastaa pöytäkirjan sisällöstä.

Kokouskäytännöistä löytyy paljon tietoa Opintokeskus Siviksen verkkosivuilta Kokoukset yhdistystoiminnassa – Sivis (kokouskaytannot.fi)(siirryt toiseen palveluun)